viernes, 12 de diciembre de 2008

XLS: ¿Como SUMAR con excel?

En la siguiente publicación responderé a las siguientes preguntas:


¿Cómo sumar en Excel?

¿Qué función utilizo en una suma?


Para sumar en Excel existen diferentes métodos, desde el procedimiento predefinido del menú Insertar > Función hasta hacerlo “con formulas simples” con distintos formas.

A continuación expongo los 3 procedimientos con lo que podrá lograr una SUMA:


1.- SUMA CON VALORES FIJOS EN UNA CELDA

En este método se suman los números con formula simple. El proceso es el siguiente:

a) Redactar en la celda donde queremos el resultado, el signo =
b) Añada el número o el valor que quiera sumar, el cual debe ser estrictamente numérico.
c) Después de añadir el valor, agregue el signo +.

Para poder agregar mas de un valor repita el paso B y C. Puede agregar tantos números como quiera, tal como lo muestra el ejemplo en la barra de formulas.

d) Una vez ingresado los valores cierre la función con un paréntesis ) y ahora podrá presionar ENTER o ACEPTAR.


Este es un método demasiado rudimentario. Se recomienda solo para sumas pequeñas y cuando los valores en la celda son fijos.

En el ejemplo, muestro la operación en la celda C3 y repito la operación en la celda C6, pero esta vez solo mostrándolo el resultado.
La formula quedo de la siguiente manera: =2+3+5



** Recuerde que el signo = siempre debe ir al inicio de toda formula.
** Excel solo suma valores numéricos: números enteros, decimales, fechas, horas, etc, pero NUNCA caracteres tipo TEXTO.




2.- SUMA EN DIFERENTES CELDAS CON VALORES FIJOS O VARIABLES

Existen situaciones donde las celdas que quiere sumar son valores que se encuentran en diferentes posiciones, distantes unas de otra, ya sea por columnas o filas (ver imagen-ejemplo).



También existen ocasiones donde los valores insertados en una celda se están actualizando o modificando constantemente. Este ejemplo es usual en formatos de pago, nominas o cualquier formato que sirva, literalmente, como calculadora (ver imagen-ejemplo).



El proceso, sin más preámbulos es el siguiente:

a) Redactar en la celda donde quiera el resultado, los signos =(
b) Añada el número o el valor que quiera sumar seleccionando con su ratón o cursor la celda donde se encuentra el primer valor.
c) Después de añadir el valor agregue el signo +.

Para poder agregar mas de un valor repita el paso B y C. Puede agregar tantas celdas como quiera, tal como lo muestra el ejemplo en la barra de formulas.

Una vez seleccionadas las celdas cierre la función con un paréntesis ) y ahora podrá presionar ENTER o ACEPTAR.


Nuestro ejemplo quedó de la siguiente manera:

Sumando la celdas: C4, C5, H3, G9 y E13.
La formula queda de la siguiente manera: =C4+C5+H3+G9+E13




** Recuerde que la redacción de las formulas jamás debe llevar espacios entre un carácter y otro.




3.- SUMA CON FUNCIÓN SUMAR (PARA RANGOS CONTINUOS)

Este método es muy recomendado cuando se cuenta con una mediana o larga lista o rango CONTINUO, de números a sumar, aunque también puede ser utilizada en sumas pequeñas. Para este método los valores de las celdas pueden o no ser fijos, ello no interferirá en el resultado. La estructura de la función es: =SUMAR(RANGO).

La estructura de la formula quedó de la siguiente manera:

a) Redactar en la celda donde quiera el resultado, =SUMAR(
b) Seleccione el rango de celdas que va a sumar. Podrá seleccionar su rango con los cursores o con ayuda del ratón.
c) Una vez seleccionado el rango de celdas cierre la función con un paréntesis ) y ahora podrá presionar ENTER o ACEPTAR.




Otra opción para sumar rangos largos es seleccionando las celdas que quiere sumar y posteriormente presione en la barra de estándar el botón auto suma (ver imagen marcada en rojo).





COMBINANDO METODOS PARA SUMAR

Desde luego que usted podrá combinar las 3 formas de SUMAR conforme tenga el dominio de estas y sobre todo dependiendo de su creatividad y necesidad.

A continuacion muestro un ejemplo de una combinacion de métodos retomando el ejercicio anterior con valores en celdas dispersas en una hoja de Excel.
Los valores que se sumarán se encuentran en las celdas: C4, C5, H3, G9 y E13.





En esta ocasión se combinará la función SUMAR con un rango NO CONTINUO, es decir con celdas ubicadas en diferentes posiciones.
Para poder hacer este procedimiento lo único que necesitamos es:

a) Redactar en la celda donde se quiera el resultado, =SUMAR(
b) Seleccionar las celdas que quiera sumar: Esto lo lograremos presionando la tecla CTRL (Control) fijamente (sin soltarlo) mientras con el ratón vamos ir seleccionando las celdas que queremos sumar. Una vez terminada la selección de las celdas podrá soltar CTRL.
c) El ultimo paso es cerrar la formula con un paréntesis ) y ahora podrá presionar ENTER o ACEPTAR.

La formula debió haber quedado de la siguiente manera: =SUMAR(C4;C5;H3;G9;E13)

** Si su computadora esta configurada en el lenguaje INGLES, es probable que deba usar : en lugar de ; Esta observación la subrayo para quienes prefieren redactar manualmente la formula completa en lugar de usar el cursor o ratón al momento de elegir los rangos a sumar.

**El equivalente de la función SUMAR en ingles es SUM.



Publicado por: Julio Rosales V.

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