XLS: Proteger y desproteger hojas y libros.

Existen métodos para lograr proteger o desproteger una hoja, un libro e inclusive una celda o celdas específicas en Excel. Esta entrada la dedicare a conocer los procedimientos necesarios para lograrlo. Estoy seguro que después de leer este artículo le parecerá irrisorio el poder hacerlo.

Para desarrollar este tema es necesario que lo dividamos de la siguiente manera:

Proteger:

• Proteger una hoja
• Proteger un libro.
• Proteger una hoja dejando celdas específicas desbloqueadas.

Desproteger un archivo cuando se olvido, perdió o no se cuenta con la contraseña:

• Procedimiento "Manual": Es decir, con una poca de suerte y resultados pobres.
• Usando software externo: Utilizando un programa pequeño y sencillo de usar, sin software complicado, ni búsqueda de licencias.

> PROTEGER <

a) Proteger una hoja. Para proteger una hoja completa se deberán seguir los siguientes pasos:
1.- Ir a Menú Herramientas
2.- Ir a Submenú Proteger
3.- Ir a Proteger Hoja y dar clic

4.- Ahora en la ventana con el titulo "Proteger hoja":

4A) Deberemos cerciorarnos que estén seleccionadas las opciones: Seleccionar celdas bloqueadas y seleccionar celdas desbloqueadas.

4B) Una vez verificado el paso anterior escribiremos la contraseña. MS (Microsoft) Excel le permitirá crear su contraseña sin restricciones. Puede usar caracteres alfa-numéricos o cualquier símbolo o combinación de ambos.

4C) Ya ingresada su contraseña, MS Excel le requerirá confirmarla, por lo cual deberá escribirla nuevamente. El paso siguiente será solo dar aceptar u OK y listo su hoja habrá quedado protegida.

Al finalizar MS Excel solo le permitirá desplazarse por las celdas con su cursor, pero de ninguna manera le permitirá editar.

Desbloquear hoja (conociendo su contraseña).

El procedimiento para desbloquear una hoja es exactamente el mismo que el de bloquear:
1.- Ir Menú herramientas
2.- Ir a submenú Proteger
3.- Desproteger Hoja
4.- Se ingresa la contraseña y listo

** Si olvido la contraseña le invitamos a seguir leyendo este artículo para encontrar la solución.

b) Proteger un libro. El proceso para proteger un libro es exactamente el mismo al de proteger una hoja. La única diferencia es que solo se deberá seleccionar el menú proteger libro y posteriormente pondremos la contraseña. El proceso para desproteger es también igual al de desproteger un hoja.

c) Proteger una hoja dejando celdas específicas desbloquedas.

Haciendo una breve pausa y como comentario adicional me permito señalarle que podemos proteger una celda o varias celdas simultáneamente en una hoja, sin embargo, no es posible proteger una celda o varias celdas en varias hojas al mismo tiempo.

Antes de exponer este tema, me gustaría plantear un ejemplo de donde podemos aplicar este evento. El ejercicio que planteo en esta ocasión es un formato de registro donde la idea es que un usuario pueda ingresar datos en las celdas de color verde (ver imagen inferior) y que no pueda hacer ninguna modificación en las demás celdas, de manera que no destruyan nuestro formato.

Por el momento no nos preocuparemos por cargar los datos en una base de datos, ni de programar la información capturada, puesto que no es el fin de esta entrada.

Concretamente las celdas en las que se capturará la información, en este ejemplo son:

C5, C7:E7, C9:E9 y C11:E11. Nótese que las celdas verdes de las filas 7, 9 y 11 están combinadas.

Una vez planteado nuestro ejemplo y sin más preámbulos procedemos con nuestro procedimiento:

Paso 1.- Seleccionar la celda que vamos a dejar desbloqueada. Si lo que queremos es tener varias celdas desbloqueadas en diferentes pocisiones como en nuestro ejemplo, entonces mantendremos oprimida la tecla CTRL (Control) mientras con el cursor vamos seleccionando las celdas. Una vez hecha nuestra selección podremos soltar CTRL y nuestras celdas se quedaran en una selección fija y estática.

Paso 2. El paso siguiente (para esto nuestras celdas deberán continuar seleccionadas) es ir a menú Formato > Celdas >Proteger > Desbloqueada.

Este proceso previo (antes de proteger las celdas) le permitirá asegurarse de que todas las celdas se encuentren desbloqueadas, de lo contrario nuestro proceso no funcionara. Si su libro u hoja ya cuenta con otras hojas o celdas bloqueadas no hechas por usted, no se preocupe, al final cuando bloquee sus celdas todo regresara a la normalidad respecto a lo que ya estaba bloqueado anteriormente.

Recapitulando, entonces, el proceso de este paso queda así:

1.- Ir a menú Formato

2.- Celdas

3.- Ir a la pestaña Proteger

4.- Ahora nos aseguraremos de que la casilla Desbloqueada se encuentre desactivada.

Paso 3.- Estos son los últimos pasos de nuestro proceso:

Ahora seguiremos el procedimiento normal para desproteger una hoja en los primeros tres pasos.
1.- Ir a menú Herramientas

2.- Ir a submenú Proteger

3.- Ir a Proteger Hoja y dar clic 4.- Ahora en la ventana con el titulo "Proteger hoja":

4A) Deberemos asegurarnos de que este seleccionada solo la opción seleccionar celdas desbloqueadas y deseleccionar la opción seleccionar celdas bloqueadas. 4B) Una vez verificado el paso anterior escribiremos la contraseña. MS (Microsoft) Excel le permitirá crear su contraseña sin restricciones, puede usar caracteres alfa-numéricos o cualquier símbolo o combinación de ambos.

4C) Ya ingresada su contraseña, MS Excel le requerirá confirmar la contraseña, por lo cual deberá escribirla nuevamente. El siguiente paso será solo dar aceptar u OK y listo su hoja quedo bloqeuada con celdas específicas desbloqueadas.

Al finalizar MS Excel solo le permitirá insertar datos en las hojas que usted marco como desbloqueadas y de ninguna manera le permitirá editar a el usuario.

Desbloquear una hoja con celdas específicas desloqueadas (conociendo su contraseña)

El procedimiento para desbloquear una hoja con celdas específicas desbloqueadas:

1.- Ir Menú herramientas

2.- Ir a submenú Proteger

3.- Desproteger Hoja

4.- Se ingresa la contraseña y listo.

> DESPROTEGER UN ARCHIVO CUANDO SE OLVIDO, PERDIÓ O NO SE CUENTA CON LA CONTRASEÑA <

Procedimiento "Manual".- Este procedimiento es un método sencillo, pero rudimentario y con limitantes. Específicamente las limitantes de este proceso es que solo aplica para desbloqueo de protección de hojas enteras, no así en desproteger libros o celdas. Otra limitante es que cuando el archivo a desproteger contiene formulas o herramientas adicionales (dibujo, formularios, etc) suelen perderse en el proceso.

El proceso es el siguiente:

Paso 1.

1.- Elegir el botón de "selección total" (como lo muestra la imagen inferior).

2.- Ir a menú Edición

3.- Ir a CopiarPaso 2.

1.- Ahora abriremos una hoja nueva o un libro nuevo.

2.- Ir a menú Edición

3.- Ir a Copiar y listo.

El resultado aproximado será similar al de la imagen inferior. Como ya mencione inicialmente, las desventajas visibles es la perdida de datos en el proceso. La imagen inferior presenta un antes y un después del resultado.

Usando software externo.- Para la solución de este tema nos olvidaremos de los súper programas como el Excel password Recovery y la tediosa búsqueda de su licencia. La solución que ofrecemos es sencilla pero eficaz, se trata de una aplicación VBA( Visual Basic) para deshabilitar macros en MS excel, el cual nos permitirá desproteger completamente nuestra hoja, celda o libro.

También quiero aclarar que esta aplicación no nos revelara la contraseña de una hoja o archivo, solo nos ayudara a desproteger el archivo. Lo dejare como una cuestión ética y personal de cada individuo el uso de esta aplicación.

Paso 1.- Descargar el software.

1.- Ingresar a la página http://www.straxx.com/excel/password.html

2.- Descargar el archivo password.xla. Mi sugerencia es elegir la opción guardar, de esa manera conservamos el archivo y evitaremos estarlo descargándolo una y otra vez en un futuro.

Paso 2.-

1.- Ahora abriremos el libro, hoja o celda(s) que se quiera desbloquear. Después vamos a dar doble clic a el archivo password.xla.
2.- Una vez ejecutado el archivo, se abrirá una ventana, tal como se muestra en la imagen inferior. Solo daremos aceptar.

3.- El penúltimo paso consiste en:

3A) Ir a menú Herramientas. Una vez abierto el menú herramientas aparacera la opción unprotect sheet y unprotect workbook. En caso de no visualizarlo le sugiero extienda el menú completo de Herramientas, ya las opciones mencionadas anteriormente paarcen hasta el final.

3B) Seleccionar la opción deseada:

• Unprotect Sheet (Desproteger Hoja)
• Unprotect Workbook(Desproteger Libro)

4.- El paso final consiste en dar aceptar. Despues de ello, le puedo asegurar que su archivo quedara completamente desprotegido.

Es necesario que le advierta que uno de los inconvenientes de esta aplicación es que desprotege todos los libros u hojas que tenga abiertos en ese momento, e practicamente quedaran temporalmente desprotegidos, lo cual no significa que ha arruinado el resto de los archivos. Al cerrar cada uno de los archivos y reabrirlos todo volverá a la normalidad.

Mi recomendación es que una vez que desbloqueé el archivo que se quería desproteger, reestablezca una nueva contraseña. Al guardar los cambios este guardara el nuevo cambio de contraseña.

De verdad espero que este capitulo le haya sido de utilidad y Espero "verlo" en una próxima entrada.

Publicado por: Julio Rosales V.